○ 주민번호의 뒷자리를 수집·이용하여 회원의 식별성을 확보하는 것은 주민번호의 체계를 활용하여 주민번호의 고유한 특성을 이용하는 것이므로 주민번호를 수집·이용하는 경우에 해당한다고 볼 수 있습니다.
 
 ○ 따라서, 법령상 주민번호를 수집할 수 있는 구체적 근거가 없다면 주민번호의 뒷자리를 수집·이용할 수 없습니다.

 ○ 또한 아이디 혹은 비밀번호 찾기에서 주민등록번호를 이용한다면 이것 또한 법적 근거가 없으므로 개인정보보호법 위반이 됩니다.

개인정보 보호법 제24조, 제24조의2, 제29조

○ 개인정보처리자는 전화를 통하여 동의 내용을 정보주체에게 알리고 동의의 의사표시를 확인할 수 있는데, 이 경우 전화에 의한 동의와 관련하여 통화내용을 녹취할 때에는 녹취 사실을 정보주체에게 알려야 합니다. 

○ 녹취를 한 때에는 해당 녹취 파일 또는 테이프 등의 안전성 확보를 위하여 필요한 조치를 하여야 합니다. 

개인정보 보호법 제22조(동의를 받는 방법), 개인정보 보호법 시행령 제17조(동의를 받는 방법)

 ○ 특정 학생의 재학여부는 개인정보에 해당하므로 필수불가결한 경우가 아니면, 유선이 아닌 공문으로 관련 근거에 따라 처리하는 것이 바람직해 보입니다.
 
○ 부득이하게 유선으로 처리해야 하는 경우라면, 반드시 녹취를 하여 증빙자료를 남겨야 하며 유선상의 상대 및 제공하는 관련 근거를 명확히 확인 후 재학여부 확인이 가능한 경우인지 검토 후 처리하여야 합니다.  

개인정보 보호법 제17조, 제18조

 ○ 대출이력정보도 개인정보이므로 정보주체는 학교에 ‘개인정보(열람, 정정·삭제, 처리정지) 요구서’를 작성·제출하여 해당 개인정보의 열람을 요구하여야 합니다.

 ○ 전화를 통한 본인 확인은 본인을 식별할 수 있는 정보(ex, 도서 회원으로 등록한 정보주체의 집주소 정보를 확인받는 방법 또는 이메일 주소 확인 등)를 응답함으로써 가능하며 본인 확인 후 처리가 가능합니다.

개인정보 보호법 제18조

 ○ 개인정보보호법에서는 개인정보를 수집ㆍ이용할 경우 개인정보보호법 제15조 2항에 의거 정보주체가 반드시 알 수 있도록 하고 있습니다. 이를 위해, 동법 시행령 제17조(동의를 받는 방법)에 의거 서면으로 동의를 받는 방법을 포함하여 다양한 동의를 받는 방법을 규정하고 있습니다.

 ○ 또한 정보주체는 개인정보 처리에 대한 동의 여부를 결정하고 선택할 수 있는 권리가 보장되어야 함으로 정보주체의 동의를 받을 때에는 각각의 동의 사항을 구분하여 명확하게 인지 할 수 있도록 알려야 합니다.

개인정보 보호법 제15조, 제22조

 ○ 건강정보는 민감정보에 해당하며 민감정보는 정보주체의 별도의 동의를 받거나 법령에서 민감정보의 처리를 요구하거나 허용하는 경우에 한해 수집·이용 할 수 있습니다. 

 ○ 특히 취학 전 병력사항에 대한 정보는 학교보건법에 따라 관리되는 학생건강기록부 양식의 작성항목에 해당되지 않습니다. 다만, 예방접종 사항은 기록하여야 합니다. 

 ○ 따라서 병력 사항 등 건강정보는 민감정보에 해당하므로 수집 목적 등을 정보주체에게 알리고 개인정보의 처리에 대한 동의와 별도의 동의를 받아야 합니다.

 ○ 또한, 14세 미만 아동의 민감정보 처리는 법정대리인의 동의를 받아야 합니다.

개인정보 보호법 제15조, 제23조

만약, 문자로 신청 시 동의는 오프라인으로 서류를 추가로 받아야 하나요?

 ○ 개인정보처리자는 개인정보 보호법 시행령 제17조에 따라 개인정보의 처리에 대하여 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 방법으로 정보주체에게 동의를 받아야 합니다.

1. 동의 내용이 적힌 서면을 정보주체에게 직접 발급하거나 우편 또는 팩스 등의 방법으로 전달하고, 정보주체가 서명하거나 날인한 동의서를 받는 방법
2. 전화를 통하여 동의 내용을 정보주체에게 알리고 동의의 의사표시를 확인하는 방법
3. 전화를 통하여 동의 내용을 정보주체에게 알리고 정보주체에게 인터넷주소 등을 통하여 동의 사항을 확인하도록 한 후 다시 전화를 통하여 그 동의 사항에 대한 동의의 의사표시를 확인하는 방법
4. 인터넷 홈페이지 등에 동의 내용을 게재하고 정보주체가 동의 여부를 표시하도록 하는 방법
5. 동의 내용이 적힌 전자우편을 발송하여 정보주체로부터 동의의 의사표시가 적힌 전자우편을 받는 방법
6. 그 밖에 제1호부터 제5호까지의 규정에 따른 방법에 준하는 방법으로 동의 내용을 알리고 동의의 의사표시를 확인하는 방법

 ○ 또한 정보주체의 권리보장은 수집한 방법으로 제공할 수 있도록 시행령 제41조 제2항 제2호에서 안내하고 있어서 수집하는 방법 및 절차는 권리보장을 고려하여 진행하여야 합니다.

개인정보 보호법 제22조,개인정보 보호법 시행령 제17조 

 ○ 결핵진단서 및 건강진단서와 같은 병력은 삭제되는 것이 아니라 보건법 등에 따라 해당 병원에서 일정기간 보존되고 있습니다.

 ○ 꼭 필요한 경우가 아니면 대학에서는 민감정보에 해당하는 상기 서류에 대한 수집·이용을 최소화해야할 것입니다. 가능한 확인 후 반환하는 것이 바람직해 보입니다.

 ○ 그러나 대학 내부 감사 규정에서 해당 사항에 대한 점검을 위해 필요한 경우 요구하는 최소한의 준수를 위한 보존기한을 정하여 처리하여야 할 것입니다.

개인정보 보호법 제21조, 제23조

 ○ 공공기관은 개인정보파일의 보유기간 경과, 처리목적 달성 등 그 개인정보파일이 불필요하게 되었을 때에는 5일 이내에 파기하여야 합니다. 단, 기관내에 파기계획(내부관리계획 포함 등)의 절차에 따라 개인정보 보호책임자의 승인 하에 해당 개인정보파일을 파기하여야 합니다.

 ○ 또한 개인정보처리자는 개인정보파일의 파기에 관한 사항을 기록·관리하여야 합니다.

<개인정보파일의 처리가 불필요하게 되었을 경우 (예시)>
▶ 개인정보처리자가 당초 고지하고 동의를 받았던 보유기간의 경과
▶ 동의를 받거나 법령 등에서 인정된 수집·이용·제공 목적의 달성
▶ 회원탈퇴, 제명, 계약관계 종료, 동의철회 등에 따른 개인정보처리의 법적 근거 소멸
▶ 개인정보처리자의 폐업·청산
▶ 대금 완제일이나 채권소멸시효기간의 만료

개인정보 보호법 제21조, 표준 개인정보 보호지침 제55조

 ○ 근로기준법에 따르면 퇴직근로자의 사용증명서 청구권 행사기간을 3년으로 하고 있습니다. 따라서 사용증명서 발급을 위한 퇴직 근로자 개인정보 보존연한은 최소 3년으로 볼 수 있습니다. 즉, 근로자의 경력증명 등에 관한 정보는 근로자 계약만료 후 3년간 별도 보관하여야 합니다. 또한 국세기본법 제85조의 3에 의해 납세자는 각 세법에서 규정하는 바에 따라 모든 거래에 관한 장부 및 증거서류를 성실하게 작성하여 갖춰 두어야 하며, 그 거래사실이 속하는 과세기간에 대한 해당 국세의 법정신고기한이 지난 날부터 5년간 보존하여야 하여야 합니다. 

 ○ 다만, 경력증명서 등의 발급을 위해 퇴직시 정보주체의 별도 동의가 있는 경우 동의한 기간 동안 보존할 수 있습니다.

 ○ 하지만 대학공공기록물 보존기간 책정 가이드에 따라 비정규직에 대한 채용 및 인사관련 기록으로 증빙 등 필요에 의해 30년까지 보존할 수 있으나 필요의 입증 책임은 개인정보처리자에게 있으므로 신중한 보존기간을 정하여 추진하는 것이 바람직 할 것입니다. 다만 주민등록번호 등 불필요한 개인정보는 삭제하여야 할 것입니다.

개인정보 보호법 제21조, 근로기준법 제39조 및 근로기준법 시행령 제19조, 국세기본법 제85조의3